Я обнаружил, что людям-таки нравится читать про мои обучательные похождения (по всей видимости, больше, чем описание ресторанов, в которые я ходил в том же Лас Вегасе). Что ж, продолжу.

Полдня мы потратили на то, чтобы разобраться с тем, как уменьшить количество скучных совещаний, и как сделать их плодотворными. Мой календарь на июль-август этого представлял собой жалкое зрелище: с 8 утра до 5 вечера встречи нон-стоп, с 30-минутным перерывом на запихивание в себя бутерброда из Subway (когда работать? После 5 вечера, конечно!). По этой причине я очень вдумчиво отнёсся к людым идеям по поводу оптимизации рабочего времени.

Самое главное, что нужно знать и по какому принципу жить: деловые встречи – это не повод поболтать, а повод решить рабочие задачи. Поэтому у каждого совещания должна быть повестка, цели, которые требуется достичь, и список людей, ответственных за эти цели. Если чего-то из этого нет – поздравляю, вы только что убили своё время и время команды, а компания потратила очередную порцию денег на бездумно болтливых дятлов.

У грамотных людей встречи делятся на четыре категории (общее количество встреч варьируется в зависимости от количества рабочих групп):

• Ежедневная пятиминутка. Длится 5, ну максимум 10 минут, и определённо меньше одного лолипопа. Требуется для того, чтобы синхронизировать план работ на день. Ключ к эффективности – иметь при себе план на день, быстро обменяться информацией, и ни в коем случае не отменять пятиминутку, даже если половина группы не вышла на работу.
• Еженедельное тактическое совещание. Длится от 45 до 90 минут. Требуется для того, чтобы проговорить то, что было сделано в течение недели, идентифицировать и по возможности мгновенно решить проблемы, не дающие продвигаться дальше. Ключ к эффективности – сначала собрать сырую информацию, предварительно обработать её, превратив в повестку дня, разослать всем повестку, а потом начать обсуждать. Ни в коем случае не нужно принимать стратегические решения на таких совещаниях – всему есть время и место.
• Ежемесячное (или по необходимости) стратегическое совещание. Длится от 2 до 4 часов (в стартапе вместо 4-часового совещания раз в месяц такие совещания обычно бывают по 2 часа раз в 2 недели – по крайней мере, мы так делали несколько лет). Требуется для того, чтобы обсудить, проанализировать, проговорить и принять решения по поводу ключевых задач, влияющих на долгосрочных успех компании. Ключи к эффективности – не обсуждать больше пары тем, тщательно подготовиться и сделать предварительное исследование задач, и не бояться открыто обсуждать и спорить по поводу задач.
• Ежеквартальный обзор. Длится 1-2 дня. Требуется для того, чтобы обсудить стратегию развития компании, конкурентов, направление движения рынка, найм и оценку производительности ключевых людей в компании. Ключи к эффективности – обязательно выбраться из душного офиса на нейтральную территорию, где никто никого не отвлекает; заниматься лишь рабочими делами – для развлечений ещё будет время; не нужно обсуждать сотни вопросов, которые могут быть решены на еженедельных встречах.

Честно говоря, я наполовину уже жил по этим принципам, и теперь буду стараться ещё больше жить по заветам большого умного ресурса по имени kraynov.com.

Filed under: Бизнес