Ненавижу людей, которые учат кого-то “личной эффективности”. Пустобрехи и теоретики.

Если вы не считаете меня теоретиком, плюс думаете, что я хоть насколько-то эффективен, вам может быть небезынтересно узнать, как я справляюсь с кучей задач. Не претендую на звание гуру, но как-то шатко или валко делаю важные задачи.

У меня есть несколько артефактов:

• Бумажный блокнот, где я пишу тремя цветными ручками
• Доска с маркерами, где я пишу список вещей, которые меня сильно стрессируют.
• Google mail, где я никогда не открываю письмо, если не могу сразу решить проблему, которая ставится в письме.

Задачи у меня делятся на несколько категорий:

• Прокладки. Занимают 2-3 минуты каждая. Я перестаю делать прокладки в 6 вечера, но когда встаю утром и играю с дочкой, периодически подбегаю к ноутбуку, стоящему в зале, и разбираюсь с прокладками по одной. Это очень ценные задачи, т.к. они создают видимый объем и пугают, но на самом деле требуют едва ли часа, чтобы закрыть их все. Крайне полезно, когда встаешь утром и знаешь, что перед тобой миллион задач: если ты почти все задачи закрываешь за час – это сильно мотивирует.
• Разговоры с коллегами (еженедельные 1:1). Это крайне важное время, когда можно услышать все мысли и переживания коллег и как-то направить их на нужный путь. Не все это понимают и ценят, но я очень ценю возможность пообщаться с сотрудниками и по возможности им помочь.
• Разговоры с коллегами (решение кризисных задач; по мере возникновения). Тут понятно: независимо от времени суток помогаю.
• Прокрастинаторы. Есть ряд задач, которые я обязан сделать, но не хочу. Ну вот убей – не хочу. Либо это связано с тем, что я должен накрасить поросенка (put lipstick on a pig – приукрасить грустную действительность), либо что задача непонятна и требует внедрения в незнакомые области. Бороться с прокрастинаторами сложно, но помогает две вещи: выделенное время и выключенный браузер (только Word/Powerpoint и все), либо месяц на подготовку, чтобы можно было заниматься по часу в неделю.
• Полусерьезные задачи. Это серьезные задачи, которые я могу отдать своей армии юристов или бухгалтеров. Не всегда такую серьезную задачу можно отдать, и стоимость транзакции (не только время специалиста, но и мое время на постановку задачи или ее мониторинг) порой делает аутсорсинг бессмысленным. Тем не менее, рутинные, но не очень знакомые, задачи надо отдавать на аутсорс, т.к. задача по их исправлению стоит в 3 раза дороже (я это не выдумал!), чем сама задача.
• Серьезные задачи. Это то, что не могут сделать другие. Несмотря на то, что я – CEO компании, я еще и делаю задачи по специальности, т.е. занимаюсь не только стратегическими задачами, но и серьезными операционными: продумываю разнообразные структуры, траты, синхронизирую проекты, прорабатываю ключевые контракты, общаюсь с ключевыми клиентами, делаю финансовые прогнозы и модели и т.п. У меня есть лимит: 3 серьезных задачи в день. Если больше – одна из них пострадает (из 300 ключевых задач за этот год у меня было около 5 проколов, и один из них ну очень идиотский, и это все из-за превышения лимита). Важно: серьезные задачи нельзя прерывать ни на что другое, кроме естественного перерыва 10 минут в час, когда можно попить чай или кофе, съесть шоколадку (я сознательно не ем сладкое, но когда занимаюсь серьезными задачами, могу сожрать целую плитку и обнаружить пустую бумажку, когда задача выполнена).

Т.е. надо чередовать прокладки и полусерьезные задачи, а в промежутке заниматься серьезными задачами. Тем не менее, общение с коллегами важнее даже большинстве серьезных задач: мои ребята знают, что я говорю “нет” общению только тогда, когда занят по уши. Как-то так.

Что за тулы и как ими пользоваться:

• Бумажный блокнот – обычные заметки, картинки, зарисовки и т.п. У меня возникает медитативное счастье, когда я делаю записи в блокноте. Их довольно просто найти (если ставить дату рядом с заметкой). Не знаю, как у вас, но у меня есть какая-то тактильная, или как она называется, память, когда я примерно знаю, где конкретно найти конкретную заметку: расположение на странице, сколько место она занимает и т.п. Не могу пользоваться электронными системами типа Evernote и иже с ними.
• Gmail – открываю письмо только тогда, когда могу на него ответить сразу. Если не получается (задача больше, чем я могу потратить времени) – ставлю звезду и утром после прокладок разбираюсь со “звездным” завалом.
• Доска – любая задача, которая серьезная, является моим стрессом. Все свои стрессы я записываю на доске вместе с процентом решения. 100% – стираю с доски. Для меня очень-очень важно физически видеть вещи, которые вгоняют меня в стресс. То, что ты видишь, меньше пугает.

Еще про прокрастинацию. И еще.

Filed under: Мысли вслух